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关于做好辽阳市教育视频会议系统管理及技术保障工作的通知

关于做好辽阳市教育视频会议系统
管理及技术保障工作的通知

各县(市)区教育局、市直属各学校:

疫情防控期间,为满足我市教育系统召开会议的迫切需求,市教育局决定搭建辽阳市教育视频会议系统,系统平台服务由辽阳联通公司提供。为做好疫情防控期间我市教育视频会议服务工作,保证视频会议质量,提高工作效率,现就视频会议系统管理及技术保障有关事宜通知如下:

一、落实组织管理和保障责任

各单位办公室是视频会议组织管理部门,要明确1名专人负责组织管理此项工作。各单位信息或网络技术部门是视频会议技术保障部门,要至少配备1名业务能力强、责任心强的技术人员,熟练掌握视频会议设备的开启、调试和维护等工作,做好单位会场的管理和技术保障。

二、加强视频会议会场管理

1.会场布置。召开会议前1天,会场应设置会标,并放置主要参会领导桌签。会场内视频设备应放在固定位置,不随意拆装、调换、更改参数设置或挪作它用,做好设备防护工作。会场应具备良好的照明条件,保持清洁,各类设施摆放有序,确保视频图像清晰。

2.会间管理。开会期间,技术保障人员负责会场画面切换,实时监控设备运行状况,及时调整镜头和麦克风,排除系统故障,详细记录设备运转情况。不发言的和不发言时的分会场应将麦克风置于静音状态。

3.会风要求。会场设专人监控会场会风情况,参会人员须提前10分钟入场完毕并按指定位置就座。会议召开期间,参会人员应自觉关闭通信设备,不得随意走动、大声喧哗、交头接耳、打瞌睡或从事与会议无关的事项,保持会场良好秩序。

三、做好分会场建设和技术保障

市教育局办公室负责主会场及其设备的日常管理,各单位设分会场,明确具体的部门和技术人员专门负责本单位视频会议分会场建设及其设备的日常管理,确保会议室布置和视频会议系统设备符合要求(附件1),保证会议室摄像头位置恰当,画面、声音效果良好。

四、强化会前联调和测试工作

各单位要按照会议通知要求,准时、全程参加会前的各项联调测试。会前一天和会前一小时,各单位应开启设备进行联调,确保会议具备良好的音视频效果,并使系统处于就绪状态。会议召开期间,会场管理人员和技术人员必须全程在岗,按照技术操作规范,密切关注会场运行状态,不得撤离职守,不得进行无关操作。

五、建立技术保障团队与定期检查制度

市教育局办公室及学院信息中心与各单位分会场管理及技术保障人员一同建立视频会议保障团队,确保会前联调和会议期间保障工作落实到位。各单位应定期对视频会议系统应用与维护情况开展现场检查。请各单位填写《辽阳市教育视频会议系统工作人员备案表》(附件2),于2020313日报市教育局备案;每次会议结束后,填写《辽阳市教育视频会议系统分会场效果反馈表》(附件3),发至电子邮箱:lyedu@sina.com

主会场组织管理及技术保障联系人:王恩君、吕斌;

联系电话:0419-366771636677891390419586815841936566

 

附件:1.辽阳市教育视频会议系统要求(点击下载

      2.辽阳市教育视频会议系统工作人员备案表(点击下载

      3.辽阳市教育视频会议系统分会场效果反馈表(附点击下载

 

 

辽阳市教育局办公室

2020312


 

附件1

辽阳市教育视频会议系统要求

    一、系统配置

各单位通过互联网访问(http://218.60.4.71:88/)下载视频会议系统客户端。点击“政府事业单位”模块进入云会议下载中心下载Windows电脑版。把软件安装到会议室设备上。点击“辽宁联通云视频会议”图标进入系统,点击界面右上方齿轮图标进行网络设置,勾选设置登录服务器地址:“(工作群内获取)”,端口:1089;点击界面右下方“会议号加入”,输入会议室号“(工作群内获取)”,会议室密码“(工作群内获取),昵称请各单位输入“本单位名称”,点击“加入会议”即可。(如有变动另行通知)

二、设备配置

至少一台笔记本,参考推荐配置:四核I5以上CPU8GB内存、Windows7以上操作系统、带有硬件解码的显卡或核心显示GPU250GB以上硬盘。配置有摄像头、拾音麦或话筒及大屏幕显示等音视频外设。在满足视频会议效果要求的前提下,各单位可根据实际情况采取不同设备及形式实现。

三、网络带宽配置

10MB以上互联网宽带。


 

附件2

辽阳市教育视频会议系统工作人员备案表

 

单位名称

姓名

职务职称

电话

手机

管理人员

 

 

 

 

 

技术人员

 

 

 

 

 

注:请各单位将此表以XLS文件形式发送到邮箱:lyedu@sina.com。请各单位工作人员扫描下面二维码实名认证进入市教育视频会议保障群。


 

附件3

辽阳市教育视频会议系统分会场效果反馈表

单位:                填表时间:

会议名称

 

主视频

收看效果

优□     良好□    一般□     差□

音频

收听效果

优□     良好□    一般□     差□

辅视频

收看效果

优□     良好□    一般□     差□

备注

 

填表人

 

联系方式

 

分会场

单位办公室意见

 

签字(盖章):

 

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